Bài giảng Điều hành một cuộc họp - Lưu Trường Văn

Nội dung text: Bài giảng Điều hành một cuộc họp - Lưu Trường Văn

1. TRUNG TÂM CPA Khoa Kinh tế & Quản trị kinh doanh Đại học Mở bán công TP.HCM ĐIỀU HÀNH MỘT CUỘC HỌP GV: Lưu Trường Văn, M.Eng Tài liệu lưu hành nội bộ được biên soạn theo “How to run a meeting” của Antony Jay, Harvard Business Review, 1967 Bieân soaïn: Löu Tröôøng Vaên, M.Eng
2. Nội dung chính • Tại sao phải điều hành một cuộc họp? • Các chức năng của một cuộc họp • Các kiểu họp • Chuẩn bị cho một cuộc họp • Định nghĩa mục tiêu • Con người • Bài thuyết trình cuoäc hoïp cuoäc • Chủ tọa Ñieàu haønh moäthaønh Ñieàu • Điều hành cuộc họp • Thời gian trình bày • Kết thúc cuộc họp Löu Tröôøng Vaên, M.Eng
3. Tại sao phải vận hành cuộc họp? • Các cuộc họp là lãng phí • Các giải pháp cho các thời gian quý báu và tiền. vướng mắc trong thế giới thực được tìm thấy xuyên qua cuộc họp và thảo luận nhóm • Các cuộc họp là đầy dẫy • Một cuộc họp vẫn tốt hơn các vấn đề, tranh cãi, là điện thoại, máy fax, hội mâu thuẩn và nếu có chỉ nghị bằng video, máy vi cuoäc hoïp cuoäc là một ít sự đồng thuận tính, các sản phẩm khác của Ñieàu haønh moäthaønh Ñieàu và giải pháp. công nghệ thông tin hoặc các cá nhân làm việc một mình Löu Tröôøng Vaên, M.Eng
4. t ếyuq a Rcác t ếyuq hnịđ M.Eng Vaên, Tröôøng Löu àv náođ mac kết Ñieàu Ñieàu haønh moät cuoäc cuoäc hoïp Sự hình thành nhóm thành hình Sự Các chức n chức Các ng của một cuộc họp cuộc một của ng ă
5. Các kiểu họp – Hội nghị – Hội đồng – Uûy ban – Thường xuyên – Điều đình, thỏa thuận – Động viên cuoäc hoïp cuoäc – Ra quyết định Ñieàu haønh moäthaønh Ñieàu – Hàng ngày – Hàng tuần hoặc hàng tháng – Bất thường, không thường xuyênhoặc kế hoạch đặc biệt Löu Tröôøng Vaên, M.Eng
6. Chuẩn bị cho một cuộc họp • “Các quan hệ mật thiết gì để nắm chắc và nắm vững cuộc họp ” • “Sau khi họp xong, có bất kỳ tiêu chuẩn nào hoặc cơ chế để xác định có hay chăng cuộc họp là thành không hoặc thất bại ” cuoäc hoïp cuoäc Ñieàu haønh moäthaønh Ñieàu Löu Tröôøng Vaên, M.Eng
7. Định nghĩa mục tiêu • Cung cấp thông Cái gì tin - Dể hiểu • Có cấu trúc- nguyên thủy cuoäc hoïp cuoäc • Các trách nhiệm Ñieàu haønh moäthaønh Ñieàu thi hành nào • Bộ khung pháp lý Khi Löu Tröôøng Vaên, M.Eng
8. Con người • Tối ưu hóa số người tham dự cuộc họp. • Kế hoạch sơ bộ của cuộc họp và thảo luận với các thành viên chủ chốt trước cuộc họp. cuoäc hoïp cuoäc Ñieàu haønh moäthaønh Ñieàu Löu Tröôøng Vaên, M.Eng
9. Văn kiện • Tài liệu quan trọng nhất trong một cuộc họp là chương trình nghị sự vì vậy hãy chuẩn bị nó thật cẩn thận. • Phân loại chúng cẩn thận: cái nào cho thông tin, cái nào cho thảo luận, hoặc cái nào cho quyết định để mà sự quan trọng và thời gian đã được yêu cầu, có thể được tiến hành trên mỗi loại cuoäc hoïp cuoäc Ñieàu haønh moäthaønh Ñieàu Löu Tröôøng Vaên, M.Eng
10. Chủ tọa . Bạn là “xếp”, điều đó đúng nhưng đừng quá nhấn mạnh vào điều đó khi điều hành một cuộc họp . Lắng nghe, và không nói mãi cho đến khi nào bạn thấy là cần thiết. . Vai trò của bạn là hổ trợ nhóm để đi đến một kết cuoäc hoïp cuoäc luận tốt nhất có thể hoặc quyết định trong một cách có hiệu quả nhất và dẫn đến một quyết định Ñieàu haønh moäthaønh Ñieàu chấp nhận được hoặc một quyết định mà được hiểu và được chấp nhận bởi đa số. Löu Tröôøng Vaên, M.Eng
11. Chủ tọa . Bạn nên chỉnh lý chương trình nghị sự và đảm bảo rằng thời gian là không bị lãng phí với từng nội dung họp hoặc các tiêu chuẩn khác khống chế thời gian thảo luận hoặc không cho phép các phát biểu dài. . Đảm bảo rằng tất cả được cung cấp quyền như cuoäc hoïp cuoäc nhau để nói Ñieàu haønh moäthaønh Ñieàu Löu Tröôøng Vaên, M.Eng
12. Điều hành cuộc họp . Đảm bảo rằng tất cả thành viên hiểu rằng tại lúc bắt đầu nội dung nào là được thảo luận, vấn đề cần giải quyết và các mục tiêu cần phải đạt được của cuộc họp . Lắng nghe cẩn thận và duy trì cuộc họp tập trung về các mục tiêu của nó. . Đơn giản hóa tất cả những phức tạp sử dụng các tóm cuoäc hoïp cuoäc tắt và tổng kết. . Ngăn chặn các hiểu lầm và sự mơ hồ và cố gắng duy Ñieàu haønh moäthaønh Ñieàu trì sự trong sáng trong các buổi thảo luận Löu Tröôøng Vaên, M.Eng
13. Điều hành cuộc họp . Kết thúc các thảo luận dài trước khi quá muộn. . Cố gắng để đạt được sự mãn nguyện lẫn nhau nhưng không lãng phí toàn bộ thời gian của bạn vào các nội dung đơn lẻ . Tại cuối của mỗi nội dung trong chương trình cuoäc hoïp cuoäc họp, tổng kết cái gì đã được thảo luận và cái gì đạt được sự đồng thuận. Ñieàu haønh moäthaønh Ñieàu Löu Tröôøng Vaên, M.Eng
14. LOAFS với các lời phê bình Lắng nghe nó (Listen to) Quan sát (Observe) Chấp nhận (Accept) Chịu đựng nó (Feel) cuoäc hoïp cuoäc Ñieàu haønh moäthaønh Ñieàu Ngậm miệng (Shut-Up) Điều đó giải thích tại sao chúng ta có hai tai, hai mắt và chỉ có một miệng Löu Tröôøng Vaên, M.Eng
15. Thời gian trình bày . Mục tiêu của bạn là đảm bảo công bằng và cơ hội bình đẳng cho mọi thành viên tham gia phát biểu. . “Bẻ gãy sự im lặng”, đặc biệt là khi các thành viên là quá nhút nhát hoặc thù địch. . Không cho phép “người cũ” làm hại “người cuoäc hoïp cuoäc mới”. Hãy nhớ rằng tất cả là bình đẳng. . Khuyến khích ý kiến tốt xuyên qua sự xung đột Ñieàu haønh moäthaønh Ñieàu giữa các ý tưởng, nhưng cần tránh và không cho phép các mâu thuẩn cá nhân Löu Tröôøng Vaên, M.Eng
16. Thời gian trình bày . Cẩn thận với những phản ánh đã đề nghị mà loại trừ nhau, chèn ép nhau. Tuy nhiên cũng có những đề nghị mà chứa đựng những mầm mống cho thành công của tương lai. . Khuyến khích ‘người mới” nói trước và sau đó là “người cũ” cuoäc hoïp cuoäc . Kết thúc với một lời phát biểu tích cực Ñieàu haønh moäthaønh Ñieàu Löu Tröôøng Vaên, M.Eng
17. Kết thúc cuộc họp •Nội dung tối thiểu cơ bản của biên bản cuộc họp: – Thời gian, ngày, nơi họp và chủ toạ cuộc họp – Tên của tất cả thành viên dự họp và thành viên vắng mặt (cùng với lý do vắng mặt). – Toàn bộ các nội dung thảo luận, ra quyết định, trách nhiệm cá nhân cho các nhiệm vụ được phân công. – Thời điểm kết thúc họp – Thời gian, ngày, nơi chốn cho lần họp kế. cuoäc hoïp cuoäc Ñieàu haønh moäthaønh Ñieàu Tài nguyên tốt nhất cuả tư liệu và ký ức của một cuộc họp là biên bản cuộc họp, vì thế hãy dùng một ít thời gian của bạn để đảm bảo rằng chúng đã được soạn thảo thích hợp. Löu Tröôøng Vaên, M.Eng
18. Sẳn sàng để vận hành một cuộc họp cuoäc hoïp cuoäc Ñieàu haønh moäthaønh Ñieàu Löu Tröôøng Vaên, M.Eng